Как избежать ошибок в учете 1С (амортизация основных средств)

Рассмотрим ошибки, которые могут у нас возникнуть.

1. Несоответствие аналитик

Данная ошибка, пожалуй, чемпион по тому количеству предметных областей, в которых она участвует. Не «пропускает» она и начисление амортизации.

Как и в случае с непосредственным (т.е. одномоментным) переносом стоимости товарно-материальной ценности на затраты, для амортизации характерны ошибки, связанные с разбегом аналитик. Поскольку параметры амортизации задаются в одних документах, а проводки и движения регистров непосредственно формируются в других, всегда есть шанс ошибиться. В данном случае приходят на ум все те же варианты, что были рассмотрены ранее, когда рассказывалось о формировании затрат посредством передачи материально-производственных запасов в производство документом «Требование-накладная». Поскольку в документ «Отчет производства за смену» амортизационные расходы не включаются, основными «подводными камнями» для них становятся несоответствие подразделения, счета учета и номенклатурной группы, на которые относятся затраты. Соответственно если выпуска с данной аналитикой зафиксировано не было, то формируется положительный остаток на затратных счетах бухгалтерского учета – амортизация не закрылась.

Для того чтобы данную проблему найти и диагностировать, достаточно провести обычный анализ ведомости по учету затрат с детализацией [4]. Наличие положительных остатков на конец закрытого периода свидетельствует об ошибке. Аналитическая детализация позволяет уточнить, где именно произошло расхождение.

2. Отсутствие выработки

Данная ошибка может появляться в том случае, если в качестве способа амортизации был выбран «Пропорционально объему продукции (работ)» или «По единым нормам отчислений (на 100 км пробега)». Как уже говорилось, речь идет о начислении амортизации по выработке. При этом на закладке «Бухгалтерский учет» документа «Принятие к учету ОС» нужно обязательно указывать дополнительные поля:

  • параметр выработки. Выбирается элемент справочника «Параметры выработки ОС»;
  • предполагаемый объем выработки. Здесь в единицах измерения выбранного параметра указывается макси мальный объем выработки, при достижении которого стоимость основного средства будет полностью перенесена на готовую продукцию.

Но даже корректное заполнение данных параметров не гарантирует отсутствие ошибок. Дело в том, что в отличие от остальных способов амортизации в данном случае каждый месяц перед проведением документа «Амортизация ОС» необходимо фиксировать параметры выработки основных средств документом «Выработка ОС». Как и в случае со многими другими документами, касающимися основных
средств, доступен функционал заполнения однотипными объектами основных средств, когда в табличную часть вносится один из них, а затем по кнопке «Заполнить» происходит автоматический подбор по наименованию. В случае конкретно документа «Выработка ОС» данный функционал очень востребован, так как документ вносится ежемесячно, и его ручное заполнение для многих стало бы просто сродни пытке. Но при всем при этом автоматически данный документ не создается – система ведь не знает фактическую выработку ваших основных средств в течение месяца. Поэтому, если забыть внести документ «Выработка ОС», амортизация на основные средства начислена не будет. А поскольку с точки зрения УПП ошибкой данная ситуация не является (ведь возможно выработки действительно не было), то ее очень легко просмотреть.

Для предупреждения подобных ошибок очень важен хорошо поставленный процесс учета основных средств, когда все документы скрупулезно вносятся из месяца в месяц. Учетная процедура довольно-
таки сложная, поэтому при постановке задач специалистам нужно быть внимательными и избегать ситуации, когда теоретически за одну и ту же функцию отвечают несколько человек, а по факту – никто.

Кроме того, нужно ежемесячно анализировать «Ведомость амортизации ОС за период». Отсутствие начисленной амортизации – тревожный звоночек, который, конечно, автоматически не означает ошибку (возможно, что основное средство находится на консервации и по нему не происходит списание стоимости), но является поводом для того, чтобы сверить, действительно ли все правильно.

3. Изменение структуры предприятия

Поскольку амортизация предполагает списание стоимости основного средства в течение очень длительного срока его использования, за это время в организации может измениться структура подразделений. По своему опыту скажу, что бывает это довольно часто.

Причем речь может идти, например, о простом объединении двух подразделений. Или же функционал цеха немного изменился, в нем появились отсутствовавшие раньше специалисты смежного профиля, и он стал вместо «Монтажного» «Монтажно-укладочным». Если переименовать подразделение в программе, отчеты за предыдущие периоды также будут формироваться с новым названием.

Но ведь это же нелогично! Да и по самой логике ведения учета это неправильно. Все-таки переименование в чистом виде бывает редко, чаще всего реализуются схемы «1 + 1 + 1 = 1 + 1», что означает: было три цеха, в результате слияния получилось два, при этом люди распределились по результирующим неравномерно (можно сказать, что работников перемешали). Целесообразность таких действий оставим за скобками. Бывают ситуации, когда без этого действительно не обойтись по вполне объективным причинам. Наше дело правильно все отразить в 1С.

Что в этом случае происходит в УПП? Рассмотрим ситуацию, когда есть некое старое (до реорганизации) и новое (после) подразделение. В документе «Принятие ОС к учету» указано старое подразделение, так как на момент оформления ввода в эксплуатацию был именно этот цех. Соответственно амортизация относит списываемые суммы от стоимости объекта на старое подразделение.

В какой-то момент происходит реорганизация и вносятся дополнительные элементы справочника «Подразделения» и «Подразделения организаций». Но расходы, относимые ранее на старое подразделение, естественным образом перейти на новое не могут. В этом случае возникает ситуация, при которой затраты как бы «повисают», поскольку закрыться им некуда (у старого подразделения выпуска нет).

Как находить подобные ошибки? Очевидно, что они «вылезут» сразу после расчета себестоимости в конце отчетного периода. На затратных счетах образуется положительный суммовой остаток.

Что нужно для исправления? Первый вариант, который приходит в голову, – это использовать документ «Корректировка прочих затрат». Действительно, этот документ столь универсален, что позволяет на лету изменять аналитику самых различных затрат. Однако применительно к ошибкам начисления амортизации это не самый лучший вариант, поскольку такой документ придется делать ежемесячно весь оставшийся срок полезного использования объекта. Правильным вариантом будет оформить документ «Перемещение ОС», который позволяет установить новое значение материально ответственного лица и подразделения для перечня основных средств. Кроме этого, обязательно нужно внести документ «Изменение способа отражения расходов по амортизации ОС».

Подробно останавливаться на этом не стану, поскольку по событиям с основными средствами у меня запланирована отдельная статья, где все вопросы и особенности использования будут тщательно описаны.

4. Отсутствие амортизации в каком-либо виде учета

При проведении документа «Амортизация ОС» может получиться так, что амортизация посчитается не по всем видам учета. В большинстве случаев это ошибка. Для того чтобы понять, почему так происходит, нужно проанализировать исходные документы. Для начисления амортизации по основному средству в налоговом учете необходимо, чтобы оно находилось в состоянии «Принято к учету» либо «Введено в эксплуатацию». Для бухгалтерского и управленческого учета вариант один –оно должно быть введено в эксплуатацию.

В состояние «Принято к учету» основное средство переходит, как уже говорилось выше, одновременно с проведением документа «Принятие к учету ОС». Здесь важно отметить тот факт, что для начисления амортизации должен быть установлен признак ее начисления. А задается он отдельно по каждому из видов учета (бухгалтерскому, налоговому и управленческому) с помощью флажка «Начислять амортизацию». Именно здесь и подстерегает возможная ошибка. Если по невнимательности упустить этот момент и забыть про ставить флажок, по конкретному виду учета амортизация не начислится, в то время как по остальным все будет замечательно.

Учитывая, что проведение документа «Амортизация ОС» осуществляется практически без участия человека, уповать можно только на внимательный анализ амортизационных ведомостей в каждом из видов учета. Только такие меры помогут отловить подобные ошибки при большом количестве вводимых основных средств, когда вероятность допустить ошибку максимальна. Ну и само собой разумеется, что внимательный контроль заполнения вводимых документов никто не отменял.

Поскольку процесс этот в общем случае многоэтапный, ошибки наслаиваются друг на друга и, если не принять дополнительных мер, могут в конечном итоге превратиться в такой снежный ком, что для их исправления потребуются поистине титанические усилия. Тем важнее контролировать происходящий процесс и отлавливать ошибки своевременно.

Проблемы, связанные с начислением амортизации, что называется, «долгоиграющие» – ведь погашение стоимости занимает значительный период времени. Кроме того, они еще и очень «дорогие» – как в абсолютных цифрах стоимости, так и в процентном отношении к остальным затратам. Конечно, производства бывают разные, но все же для очень многих компаний расходы на покупку объектов
основных средств являются весьма серьезными, поэтому неправильное их отражение в учете недопустимо.

Источник: «Системный администратор» № 134-135

 

0 ответы

Ответить

Хотите присоединиться к дискуссии?
Приглашаем поучаствовать!

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *